La qualité du personnel de direction d’un commissaire est essentielle. Un personnel compétent et fiable aide un commissaire à consacrer moins de temps aux affaires quotidiennes, lui laissant ainsi plus d’énergie pour les activités de leadership.
Des situations d’urgence surviennent souvent et nécessitent une attention immédiate. Ces dépenses imprévues peuvent avoir un impact sur les décisions de dépenses prises au cours du processus formel d’élaboration du budget.
Structure organisationnelle
La structure organisationnelle est l’une des premières décisions prises par un groupe. Il définit la manière dont le groupe se gouvernera et le degré de formalité approprié. Le type de structure choisi par un groupe dépendra dans une large mesure de ce que l’organisation tente d’accomplir et des besoins de ses membres.
Généralement, un comité directeur initial créera des plans de financement, de développement organisationnel et du conseil d’administration, et pourra également rédiger des règlements administratifs. Le comité directeur pourrait éventuellement évoluer vers un conseil de coordination ou un conseil exécutif doté de responsabilités plus larges à l’échelle de l’organisation.
Le personnel de direction supervise les opérations quotidiennes de la commission et donne aux commissaires plus de temps pour travailler sur les activités d’élaboration des politiques. Le personnel de réglementation soutient les commissaires dans les procédures formelles avec les sociétés réglementées et travaille également sur des questions générales de politique réglementaire. Le personnel des services administratifs soutient l’infrastructure essentielle de la commission et améliore les processus, gère la technologie et améliore la culture. Le personnel de protection des consommateurs et de communication répond aux préoccupations des clients et fournit un forum public pour l’engagement des parties prenantes.
Personnel de direction
Le personnel de direction supervise les opérations quotidiennes du département. Cela implique de veiller à ce que toutes les décisions prises par le personnel soient rendues rapidement et à ce que tout différend entre les candidats et le personnel du ministère soit résolu rapidement, équitablement et conformément à la politique du ministère. Le personnel tient également les livres de biens immobiliers et de biens personnels et effectue des évaluations des nouvelles constructions et des indemnités de départ.
Ce groupe veille également à ce que les modifications législatives soient reflétées dans les formulaires fiscaux et à ce que les systèmes informatiques du ministère capturent et vérifient toutes les informations soumises par les contribuables. De plus, ce groupe traite tous les chèques papier et paiements électroniques entrants. Cela implique de veiller à ce que les dépôts bancaires, les remboursements et les transferts soient correctement enregistrés et rapprochés entre les systèmes bancaires et comptables.
Un personnel de direction hautement qualifié et fiable permet aux commissaires de consacrer plus de temps et d’énergie à résoudre des questions politiques complexes et à d’autres tâches de leadership importantes. Superviser activement le personnel – notamment en établissant des attentes claires et cohérentes, en suivant les progrès vers la réalisation des objectifs et en effectuant des évaluations écrites périodiques des performances – est la clé du bon fonctionnement de tout bureau de comté.
Budgets
Le budget d’un comté est un plan financier qui fixe le montant d’argent disponible pour l’année. Il fournit la méthode permettant de générer des revenus et de décaisser des fonds pour faire fonctionner le gouvernement du comté. Il identifie également les méthodes permettant d’offrir des programmes et des services au public.
Les chefs de département et les élus viennent souvent voir les commissaires avec des besoins financiers imprévus au cours de l’année budgétaire. Ces « demandes émergentes » sont difficiles à relier aux priorités de dépenses qui ont été examinées et approuvées au cours du processus formel d’élaboration du budget annuel. Pour cette raison, les commissaires devraient essayer de regrouper les demandes émergentes dans des budgets supplémentaires trimestriels ou annuels.
Le commissaire au traitement est responsable de l’administration du budget du comté, y compris des questions de comptabilité et de remboursement des dépenses. Il ou elle tient une archive centrale de toutes les demandes reçues et des licences délivrées par le département. Ces informations constituent une ressource précieuse pour les chercheurs, les législateurs, les journalistes et autres parties intéressées. Les informations sont disponibles sous forme électronique.
Urgences
Le commissaire au traitement doit être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour répondre aux urgences. En cas d’invocation de la clause de solidarité, il doit acheminer les secours d’urgence vers les zones touchées.
De plus, le commissaire doit documenter :
1. Identification des organisations sur site et hors site pour faire face aux urgences, et les moyens de notification, en cas d’urgence, des personnes affectées à ces organisations d’urgence. 2. Identification des agences gouvernementales locales, étatiques et fédérales qui sont responsables de faire face aux urgences sur le site et une description de l’assistance attendue de ces agences.
Zachary Iscol est le nouveau commissaire du NYCEM, qui dirige les efforts de la ville pour prévenir et atténuer les catastrophes. Christina Farrell occupera le poste de première commissaire adjointe, poste qu’elle occupait auparavant en tant que première adjointe par intérim. Tous deux seront chargés de diriger les programmes fondamentaux de l’agence, notamment Ready New York et Notify NYC.commissariat à la transformation
